Introduction Of Microsoft Excel 2007
Microsoft Excel 2007 एक Electronic Spread Sheet हैं। किन्तु यह एक Powerful Spread Sheet Package (Software) भी हैं। Package Microsoft Corporation नामक Usa की एक Company द्वारा तैयार लिया गया हैं। इसका प्रयोग data को Row और Column में Organize करने के साथ साथ Quickly Mathematical Calculation करने में भी लिया जाता हैं। क्योकि इसके प्रयोग से Data का विश्लेषण कर सकते हैं। Excel की Sheet को Spread Sheet या Work Sheet भी कहते हैं। Ms Excel 2007 में बनी Sheet का Extension Name .Xls होता हैं।
How To Open Microsoft Excel 2007
Microsoft Excel Program को दो प्रकार से खोल सकते हैं।
Method 1
Start→All Programs→Ms Office 2007→ Click On Microsoft Excel 2007
Method 2
Through Run Command
Start→ Run→ Type (excel)→ Click On Ok→
How To Open Microsoft Excel 2007
Microsoft Excel Program को दो प्रकार से खोल सकते हैं।
Method 1
Start→All Programs→Ms Office 2007→ Click On Microsoft Excel 2007
Method 2
Through Run Command
Start→ Run→ Type (excel)→ Click On Ok→
*Microsoft Excel 2007 Window*
Parts Of Ms Excel 2007 Screen
Title Bar :-
यह Microsoft Excel 2007 Window में Screen के सबसे ऊपर के भाग में एक Horizontal bar के रूप में Show होता हैं। जो Title bar के नाम से पहचाना जाता हैं। इस पर Program का नाम और Active Work Sheet के नाम के साथ Office Button और Quick Access Toolbar भी Show होता हैं। इसके Right Side में तीन Control Buttons Show होते हैं। जिन्हे क्रम से Minimize , Maximize , Close नाम से जाना जाता हैं।
A - Minimize Button Window+D
इस Control Button पर Click करने से Ms Excel Program की Windows को Minimize (अस्थाई रूप से बंद) कर Task Bar पर पहुंच सकते हैं। तथा आवश्यकता पड़ने पर Task Bar पर Mouse का Left Button Click कर Ms Excel Program को Restore भी कर सकते हैं।
B - Maximize Button Alt+F10
इस Control Button पर Mouse का Left Button Click करने से Ms Excel Program की Windows का Size छोटा या बड़ा कर सकते हैं।
C - Close Button Alt+F4
इस Control Button पर Mouse का Left Button Click करने से Ms Excel Program को बंद (Close) किया जा सकता है।
Ribbon
यह Ms Excel 2007 Window Screen में Title bar के Down Side में Show होता है। जिस पर Ms Excel 2007 के अलग -अलग Tabs Show होते है। जैसे - Home , Insert , Page Layout , Formula , Data , Review , View ) इन Tabs के अंतरगत Option का प्रयोग Worksheet में Input किये गए Data को विभिनं प्रकार से Adjust करने के लिए होता है। इसके अतिरिक्त Picture , Shape , Chart , Smart Art , इत्यादि Worksheet में Insert कर सकते हैं।
Office Button Alt+F
Worksheet से सम्बंधित Option जैसे - New Page , Open Page , Save Page , Save as Page , Print Page ,Send आदि कार्य कर सकते हैं।
New Ctrl+N
Ms Excel 2007 Program की Window पर New Worksheet Insert कर सकते हैं।
जिसके लिए - Title bar के Office Button पर Click करने के बाद New पर Click कर Create पर Click करते हैं।
Open Ctrl+O
Ms Excel 2007 Program की Window पर पहले से Save की गयी Excel File को खोल सकते हैं।
जिसके लिए - Title bar के Office Button पर Click करने के बाद Open पर Click कर पहले से Save की गयी Excel File को Select कर Open पर Click करते हैं।
Save Ctrl+S
Ms Excel 2007 Program की Worksheet पर Create की गयी Excel File को सुरक्षित कर सकते हैं।
जिसके लिए - Ms Excel 2007 Program की Worksheet पर किसी Data को Input कर Title bar के Office Button पर Click करने के बाद Save पर Click कर File Name Type कर Save पर Click करते हैं।
Save as F12
Ms Excel 2007 Program की Worksheet पर Create की गयी Old Excel File का Name Change कर सकते हैं।
जिसके लिए - Title bar के Office Button पर Click करने के बाद Save As के Excel Worksheet Drop Down पर Click कर पहले से Save की गयी किसी एक Excel File को Select कर File Name Change कर Save पर Click करते हैं।
Print Ctrl+P
Ms Excel 2007 Program की Worksheet पर Create की गयी Excel File का Print out Copy निकाल सकते हैं।
जिसके लिए - Ms Excel 2007 Program की Worksheet पर किसी Data को Input करने के बाद Page Layout Tab में स्थित Print Area Option द्वारा Print Area Set करने के बाद Title bar के Office Button पर Click कर Print पर Click करते हैं।
Prepare
Send
Ms Excel 2007 Program की Worksheet पर Create की गयी Excel File को Internet द्वारा एक Computer से दूसरे Computer पर E-mail या Fax कर सकते हैं।
जिसके लिए - Ms Excel 2007 Program की Worksheet पर Create की गयी Excel File को Create करने के बाद Title bar के Office Button पर Click कर Send के E-mail या Fax पर Click करते हैं।
Publish
Ms Excel 2007 Program की Worksheet पर Create की गयी किसी Excel File को Excel Services, Document Services या Create Document Workspace के लिए प्रकाशित कर सकते हैं।
जिसके लिए - Ms Excel 2007 Program की Worksheet पर किसी Excel File को Create करने के बाद Title bar के Office Button पर Click कर Publish के Excel Services , Document Services या Create Document Workspace Drop Down से किसी एक पर Click कर File Name Type कर Save पर Click करते हैं।
Close Alt+F4
Ms Excel 2007 Program के Active Workbook को बंद (Close) कर सकते हैं।
जिसके लिए - Title bar के Office Button पर Click करने के बाद Close पर Click करते हैं।
Excel Option
Ms Excel Program के विभिनं Feature को Set कर सकते हैं।
जिसके लिए - Title bar के Office Button पर Click कर Excel Option पर Click करते हैं। तो Excel Options का एक Box Open होता है जिसमे विभिनं प्रकार के Feature को Set करने के बाद Ok पर Click करते हैं।
Exit Excel Alt+F4
Ms Excel Program को सीधा बंद (Direct Close) कर सकते हैं।
जिसके लिए - Title bar के Office Button पर Click कर Exit Excel पर Click करते हैं।
Quick Access Toolbar
यह Ms Excel Window में सबसे ऊपर Title bar पर Office Button के Right Side स्थित होता हैं। इसके द्वारा Ms Excel Program के विभिनं Option जैसे - New , Open , Save , Email , Undo , Redo आदि को एक छोटे त्रिकोण (Triangle) जो Right Side पर होता हैं। इस पर Click पर आप Show एवं Hide कर सकते हैं।
Formula Bar
यह Ms Excel Window में Ribbon के नीचे तथा Column Box के ऊपर स्थित होता है। क्योकि जब कोई Data Cells में Enter किया जाता है तो Enter किया गया Data और Cells Formula bar पर Show होता है। जबकि Formula bar के Right Side में एक बड़ा Button Show होता है जिस पर fx Show होता है। जिस पर Click करने पर दो New Button ((√ x) Show होते हैं किन्तु जब किसी Cells पर Data को Input करने के बाद (√)
पर Click करते हैं तो Input किये गए Cells पर Enter हो जाता हैं जबकि (x) पर Click करने पर Type किया गया Delete हो जाता है।
Workbook
यह Ms Excel Windows में यह विभिनं Worksheet का Collection है क्योकि जब आप Ms Excel File Open करते है तो एक Workbook Show होती हैं। जिसमे Automatic तीन Worksheet -Sheet Tab Scrolling Button के Right Side पर Show होती हैं अतः एक Workbook में एक से अधिक Worksheet Insert किये जा सकते हैं।
Spread Sheet Or Worksheet
यह Ms Excel Window में Formula Bar तथा Horizontal Scroll Bar के बीच में एक Graph Paper के समान Show होती है। जिस पर Data को Input करने के बाद उसका का Calculation भी किया जाता हैं। किन्तु यह विभिनं Rows और Column में विभाजित होने के साथ ही इसका भाग बहुत ही विशाल होता है। इस पर Left से Right की तरफ जाने वाली रेखाओं को Rows और Up से Down की तरफ जाने वाली रेखाओं को Column कहते है।
Row- Ms Excel Program की Worksheet पर Left से Right की तरफ जाने वाली रेखाओं को Row कहते हैं। जिसकी संख्या Ms Office 2007 में 1,48,576 एवं Ms Office 2003 में 65,5,36 होती है जिन्हे गणितीय अंको द्वारा पढ़ा जाता हैं जैसे - 1,2,3,4,) आदि। इसकी प्रथम Row 1 और अंतिम Row 1,48,576 होती है प्रथम Row पर जाने के लिए Ctrl+↑ एवं अंतिम Row पर जाने के लिए Ctrl+↓ Press करते हैं।
Column - Ms Excel Program की Worksheet पर Up से Down की तरफ जाने वाली रेखाओं को Column कहते है जिनकी सख्यां Ms Office 2007 में 16,384 एवं Ms Office 2003 में 256 होती है। जिन्हे अग्रेंजी बरडमला के अनुशार पढ़ा जाता है जैसे -A,B,C,D) आदि। इसका प्रथम Column Name A और अंतिम Column Name xpd होता है। इसके प्रथम Column पर जाने के लिए Ctrl+← एवं अंतिम Column जाने के लिए Ctrl+→ Press करते हैं।
Cell- Ms Excel Program की Worksheet पर Row और Column के कटान बिंदु को Cells कहते हैं। यह Ms Excel की Worksheet में हमेशा चमकता (High Light) रहता है इस पर Data को Input किया जाता है।
Scrollbar
यह Ms Excel 2007 Window की Worksheet के Right Side में खड़ी हुई (Vertical) तथा Down Side में पड़ी हुई (Horizontal) अवस्था में स्थित होता हैं। जिसकी सहायता से Worksheet या Spread Sheet को Up , Down , Left , Right किया जा सकता है।
Status Bar
यह Ms Excel 2007 Window में Screen के सबसे नीचे के भाग में स्थित होता है इस पर Worksheet पर किये जा रहे Present कार्य के अनुसार इसके Left Side पर Ready ,Enter तथा Edit के साथ -साथ विभिनं प्रकार के Massage Show होते है। इसके Right Side पर View Shortcut के साथ Zoom Control Button Show होता हैं।
Formula Operator (सूत्र संचालक)
Spread Sheet में Formula का बहुत ही बड़ा महत्व है इसलिए Formula Operator को विभिनं भागों में बाँटा गया है जिसमे से कुछ इस प्रकार हैं।-
1- Arithmetic Operator(अंकगणित संचालक)
इसका प्रयोग गणितीय क्रियाओं के लिए किया जाता हैं जैसे -
[+] जोड़ने (Addition) के लिए =Sum(A1:A10)→
[-] घटाने (Subtraction) के लिए =(B1-B2)→
[*] गुणा (Multiplication) करने के लिए =Sum(C5*C6)→
[/ ] भाग (Division) करने के लिए =A2/A3)→
[%] प्रतिशत (Percentage) के लिए =(D2*3%)→
[^] घात (Exponentiation) के लिए =(D4^2)→
यह Microsoft Excel 2007 Window में Screen के सबसे ऊपर के भाग में एक Horizontal bar के रूप में Show होता हैं। जो Title bar के नाम से पहचाना जाता हैं। इस पर Program का नाम और Active Work Sheet के नाम के साथ Office Button और Quick Access Toolbar भी Show होता हैं। इसके Right Side में तीन Control Buttons Show होते हैं। जिन्हे क्रम से Minimize , Maximize , Close नाम से जाना जाता हैं।
A - Minimize Button Window+D
इस Control Button पर Click करने से Ms Excel Program की Windows को Minimize (अस्थाई रूप से बंद) कर Task Bar पर पहुंच सकते हैं। तथा आवश्यकता पड़ने पर Task Bar पर Mouse का Left Button Click कर Ms Excel Program को Restore भी कर सकते हैं।
B - Maximize Button Alt+F10
इस Control Button पर Mouse का Left Button Click करने से Ms Excel Program की Windows का Size छोटा या बड़ा कर सकते हैं।
C - Close Button Alt+F4
इस Control Button पर Mouse का Left Button Click करने से Ms Excel Program को बंद (Close) किया जा सकता है।
Ribbon
यह Ms Excel 2007 Window Screen में Title bar के Down Side में Show होता है। जिस पर Ms Excel 2007 के अलग -अलग Tabs Show होते है। जैसे - Home , Insert , Page Layout , Formula , Data , Review , View ) इन Tabs के अंतरगत Option का प्रयोग Worksheet में Input किये गए Data को विभिनं प्रकार से Adjust करने के लिए होता है। इसके अतिरिक्त Picture , Shape , Chart , Smart Art , इत्यादि Worksheet में Insert कर सकते हैं।
Office Button Alt+F
Worksheet से सम्बंधित Option जैसे - New Page , Open Page , Save Page , Save as Page , Print Page ,Send आदि कार्य कर सकते हैं।
New Ctrl+N
Ms Excel 2007 Program की Window पर New Worksheet Insert कर सकते हैं।
जिसके लिए - Title bar के Office Button पर Click करने के बाद New पर Click कर Create पर Click करते हैं।
Open Ctrl+O
Ms Excel 2007 Program की Window पर पहले से Save की गयी Excel File को खोल सकते हैं।
जिसके लिए - Title bar के Office Button पर Click करने के बाद Open पर Click कर पहले से Save की गयी Excel File को Select कर Open पर Click करते हैं।
Save Ctrl+S
Ms Excel 2007 Program की Worksheet पर Create की गयी Excel File को सुरक्षित कर सकते हैं।
जिसके लिए - Ms Excel 2007 Program की Worksheet पर किसी Data को Input कर Title bar के Office Button पर Click करने के बाद Save पर Click कर File Name Type कर Save पर Click करते हैं।
Save as F12
Ms Excel 2007 Program की Worksheet पर Create की गयी Old Excel File का Name Change कर सकते हैं।
जिसके लिए - Title bar के Office Button पर Click करने के बाद Save As के Excel Worksheet Drop Down पर Click कर पहले से Save की गयी किसी एक Excel File को Select कर File Name Change कर Save पर Click करते हैं।
Print Ctrl+P
Ms Excel 2007 Program की Worksheet पर Create की गयी Excel File का Print out Copy निकाल सकते हैं।
जिसके लिए - Ms Excel 2007 Program की Worksheet पर किसी Data को Input करने के बाद Page Layout Tab में स्थित Print Area Option द्वारा Print Area Set करने के बाद Title bar के Office Button पर Click कर Print पर Click करते हैं।
Prepare
Send
Ms Excel 2007 Program की Worksheet पर Create की गयी Excel File को Internet द्वारा एक Computer से दूसरे Computer पर E-mail या Fax कर सकते हैं।
जिसके लिए - Ms Excel 2007 Program की Worksheet पर Create की गयी Excel File को Create करने के बाद Title bar के Office Button पर Click कर Send के E-mail या Fax पर Click करते हैं।
Publish
Ms Excel 2007 Program की Worksheet पर Create की गयी किसी Excel File को Excel Services, Document Services या Create Document Workspace के लिए प्रकाशित कर सकते हैं।
जिसके लिए - Ms Excel 2007 Program की Worksheet पर किसी Excel File को Create करने के बाद Title bar के Office Button पर Click कर Publish के Excel Services , Document Services या Create Document Workspace Drop Down से किसी एक पर Click कर File Name Type कर Save पर Click करते हैं।
Close Alt+F4
Ms Excel 2007 Program के Active Workbook को बंद (Close) कर सकते हैं।
जिसके लिए - Title bar के Office Button पर Click करने के बाद Close पर Click करते हैं।
Excel Option
Ms Excel Program के विभिनं Feature को Set कर सकते हैं।
जिसके लिए - Title bar के Office Button पर Click कर Excel Option पर Click करते हैं। तो Excel Options का एक Box Open होता है जिसमे विभिनं प्रकार के Feature को Set करने के बाद Ok पर Click करते हैं।
Exit Excel Alt+F4
Ms Excel Program को सीधा बंद (Direct Close) कर सकते हैं।
जिसके लिए - Title bar के Office Button पर Click कर Exit Excel पर Click करते हैं।
Quick Access Toolbar
यह Ms Excel Window में सबसे ऊपर Title bar पर Office Button के Right Side स्थित होता हैं। इसके द्वारा Ms Excel Program के विभिनं Option जैसे - New , Open , Save , Email , Undo , Redo आदि को एक छोटे त्रिकोण (Triangle) जो Right Side पर होता हैं। इस पर Click पर आप Show एवं Hide कर सकते हैं।
Formula Bar
यह Ms Excel Window में Ribbon के नीचे तथा Column Box के ऊपर स्थित होता है। क्योकि जब कोई Data Cells में Enter किया जाता है तो Enter किया गया Data और Cells Formula bar पर Show होता है। जबकि Formula bar के Right Side में एक बड़ा Button Show होता है जिस पर fx Show होता है। जिस पर Click करने पर दो New Button ((√ x) Show होते हैं किन्तु जब किसी Cells पर Data को Input करने के बाद (√)
पर Click करते हैं तो Input किये गए Cells पर Enter हो जाता हैं जबकि (x) पर Click करने पर Type किया गया Delete हो जाता है।
Workbook
यह Ms Excel Windows में यह विभिनं Worksheet का Collection है क्योकि जब आप Ms Excel File Open करते है तो एक Workbook Show होती हैं। जिसमे Automatic तीन Worksheet -Sheet Tab Scrolling Button के Right Side पर Show होती हैं अतः एक Workbook में एक से अधिक Worksheet Insert किये जा सकते हैं।
Spread Sheet Or Worksheet
यह Ms Excel Window में Formula Bar तथा Horizontal Scroll Bar के बीच में एक Graph Paper के समान Show होती है। जिस पर Data को Input करने के बाद उसका का Calculation भी किया जाता हैं। किन्तु यह विभिनं Rows और Column में विभाजित होने के साथ ही इसका भाग बहुत ही विशाल होता है। इस पर Left से Right की तरफ जाने वाली रेखाओं को Rows और Up से Down की तरफ जाने वाली रेखाओं को Column कहते है।
Row- Ms Excel Program की Worksheet पर Left से Right की तरफ जाने वाली रेखाओं को Row कहते हैं। जिसकी संख्या Ms Office 2007 में 1,48,576 एवं Ms Office 2003 में 65,5,36 होती है जिन्हे गणितीय अंको द्वारा पढ़ा जाता हैं जैसे - 1,2,3,4,) आदि। इसकी प्रथम Row 1 और अंतिम Row 1,48,576 होती है प्रथम Row पर जाने के लिए Ctrl+↑ एवं अंतिम Row पर जाने के लिए Ctrl+↓ Press करते हैं।
Column - Ms Excel Program की Worksheet पर Up से Down की तरफ जाने वाली रेखाओं को Column कहते है जिनकी सख्यां Ms Office 2007 में 16,384 एवं Ms Office 2003 में 256 होती है। जिन्हे अग्रेंजी बरडमला के अनुशार पढ़ा जाता है जैसे -A,B,C,D) आदि। इसका प्रथम Column Name A और अंतिम Column Name xpd होता है। इसके प्रथम Column पर जाने के लिए Ctrl+← एवं अंतिम Column जाने के लिए Ctrl+→ Press करते हैं।
Cell- Ms Excel Program की Worksheet पर Row और Column के कटान बिंदु को Cells कहते हैं। यह Ms Excel की Worksheet में हमेशा चमकता (High Light) रहता है इस पर Data को Input किया जाता है।
Scrollbar
यह Ms Excel 2007 Window की Worksheet के Right Side में खड़ी हुई (Vertical) तथा Down Side में पड़ी हुई (Horizontal) अवस्था में स्थित होता हैं। जिसकी सहायता से Worksheet या Spread Sheet को Up , Down , Left , Right किया जा सकता है।
Status Bar
यह Ms Excel 2007 Window में Screen के सबसे नीचे के भाग में स्थित होता है इस पर Worksheet पर किये जा रहे Present कार्य के अनुसार इसके Left Side पर Ready ,Enter तथा Edit के साथ -साथ विभिनं प्रकार के Massage Show होते है। इसके Right Side पर View Shortcut के साथ Zoom Control Button Show होता हैं।
Formula Operator (सूत्र संचालक)
Spread Sheet में Formula का बहुत ही बड़ा महत्व है इसलिए Formula Operator को विभिनं भागों में बाँटा गया है जिसमे से कुछ इस प्रकार हैं।-
1- Arithmetic Operator(अंकगणित संचालक)
इसका प्रयोग गणितीय क्रियाओं के लिए किया जाता हैं जैसे -
[+] जोड़ने (Addition) के लिए =Sum(A1:A10)→
[-] घटाने (Subtraction) के लिए =(B1-B2)→
[*] गुणा (Multiplication) करने के लिए =Sum(C5*C6)→
[/ ] भाग (Division) करने के लिए =A2/A3)→
[%] प्रतिशत (Percentage) के लिए =(D2*3%)→
[^] घात (Exponentiation) के लिए =(D4^2)→
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